Zarządzanie własnym czasem to temat bardzo modny. Świadczy o tym między innymi wielka liczba zleceń na szkolenia z tego zakresu. Powody takiego wzięcia tego tematu są dla mnie oczywiste. Powiedzenie „czas to pieniądz” jest przecież bardzo stare. Podobno zbadano, że człowiek XXI wieku otrzymuje w ciągu jednego tygodnia tyle informacji ile obywatel VIII wiecznej Anglii w ciągu... całego swojego życia. Za informacją idzie trud dokonywania wyborów i podejmowania decyzji. A więc dylematy. Za dylematami ryzyko i kłopoty z radzeniem sobie z tym ryzykiem. Gdzieś tam na końcu pojawia się więc bardzo ludzka chęć osiągnięcia „sukcesu”, a z drugiej strony ucieczki od cierpienia i kłopotów spowodowanych błędnymi decyzjami. Od firmy szkoleniowej spodziewa się więc często uniwersalnego remedium w postaci takich czy innych sposobów na uniknięcie kłopotów decyzyjnych w przeładowanych informacyjnie czasach.

 Oczywiście istnieje pewna liczba „narzędzi” pomagających człowiekowi radzić sobie z poczuciem braku czasu i zadyszką, jednak – co ważne:

1. używanie tych narzędzi także pochłania czas (tak samo jak czytanie niniejszego artykułu!)
2. nie ma łatwych rozwiązań – tzn. używanie każdego narzędzia wymaga tak czy owak wysokiej samodyscypliny i pracy nad sobą . Bez tej kluczowej umiejętności – tj. panowania nad sobą – „zarządzanie czasem” jest niewykonalne.

 Jako konsultanci, w momencie otrzymania zapotrzebowania na „szkolenie z zarządzania czasem” staramy się skrupulatnie rozpoznać przyczyny zainteresowania naszego klienta takim tematem. Chcemy bowiem zaoferować wyłącznie celowe rozwiązania. Oto jakiś czas temu zgłosił się do nas dyrektor polskiego oddziału amerykańskiej firmy. Był naprawdę zdenerwowany. Stwierdził, że Amerykanie żądają od niego natychmiastowego przejścia szkolenia z „zarządzania czasem”. Powód? Ich zdaniem nie nadążał z realizacją swojego portfolio obowiązków. Jego wzburzenie zrozumieliśmy, gdy ujawnił nam, że przeszedł w przeszłości już kilka szkoleń z tego obszaru i nie wyobraża sobie, że istnieje jeszcze choć jedno narzędzie, którego by nie znał („Tabelki, diagramy, agendy, oprogramowanie to wszystko już znam!”). Zgodnie z zasadą „zobaczyć to uwierzyć” poprosiliśmy go o możliwość przeprowadzenia całodziennej obserwacji roboczej w jego siedzibie. Okazało się, że narzędzia zarządzania czasem działają bez zarzutu, natomiast natychmiastowego szkolenia wymagają... style zarządzania. Dyrektor, przy najlepszych swych intencjach,  poświęcał mnóstwo czasu na czynności, na które nie powinien spędzać ani minuty. O umiejętności delegowania czynności oraz wyznaczaniu priorytetów dowiedział się po raz pierwszy. Koniec końców efekty naszego działania były bardzo dobre, inwestycja klienta dużo niższa mimo, że nie zrealizowano tu wstępnego oczekiwania klienta, czyli programu „zarządzania czasem”.

 Jeden z moich kolegów po fachu opowiedział mi o metodzie, którą czasem stosuje u zaplątanych w bieżączkę przedsiębiorców. Chętnemu, który zgłasza kłopoty z zadyszką i otaczającym go codziennie poczuciem osaczenia proponuje on przystąpienie do pewnego doświadczenia. Pierwszym, ważnym i niezbędnym warunkiem jest wpłacenie pewnej kwoty jako zaliczki. To kwestia motywacji do rzetelnego wykonania dalszej instrukcji. Jeśli klient stwierdzi, że jej wykonanie przyniesie rezultat – dopłaca resztę honorarium. Instrukcja jest niezmiernie prosta, choć może niełatwa w wykonaniu. Przedsiębiorca jest proszony o powrót do swego biura, ale tylko po to, by wydać najniezbędniejsze instrukcje i poinformować pracowników, że... wraca za trzy pełne dni robocze. Na „wyjazd” nie wolno mu zabrać ani komórki, ani laptopa, ani niczego w ogóle, co „pachnie pracą”. Po prostu „ma zniknąć”. Znajomy mój twierdzi, że ktokolwiek z jego klientów zrealizuje w pełni całą procedurę wraca z pozostałą do zapłaty kwotą i... z podziękowaniem. Sapienti sat. Refleksje menedżerów bywają różne. Wszyscy jednak twierdzą, że zrozumieli coś bardzo ważnego, poznali, a niektórzy także pokonali pewne swoje wewnętrzne bariery, czyli przekonania, które powodowały silne poczucie „braku czasu”. Bez ciebie świat się nie zawali! Przekonanie, że muszę panować nad wszystkim i wszystko osobiście kontrolować to stereotyp fatalnie wpływający na skuteczność działania większości menedżerów w Polsce. Zdarza się, że dział, czy wręcz cała firma pracuje lepiej, gdy szef, czy szefowa dadzą załodze choć chwilkę odetchnąć od swojej „wszechogarniającej i czułej troski”.

 Zdaję sobie w pełni sprawę, że Czytelnik oczekuje na NARZĘDZIA i RADY. Poprzez podanie dwóch wcześniejszych przykładów chcę jednak zdecydowanie podkreślić, że poczucie „braku czasu”, lub „natłoku obowiązków” bierze się przede wszystkim nie tyle z braku zaawansowanych narzędzi i „gadżetów” pomagających w organizacji czasu, lecz z wadliwego rozumienia istoty „czasu” i istoty „obowiązku”. Z połączenia tych dwóch pojęć bierze się pojęcie „priorytetu”, czyli miejsca ulokowania danej czynności w planie czasowym.

 Mówmy więc raczej o narzędziach organizacji własnych zajęć i ustalania priorytetów niż o „zarządzaniu czasem”. Najprostsze odkrycie na tej drodze, sprowadza się do stwierdzenia, że „sprawy” (zadania, obowiązki) pilne nie zawsze są ważne.

 Podstawowa więc technika sugeruje prosty podział (wszystkich!) planowanych czynności na 4 grupy: 1. ważne i pilne, 2. ważne, ale nie tak pilne, 3. pilne, ale nie tak ważne, oraz w końcu 4. mało pilne i mało ważne. Graficzna postać tego schematu nosi miano „Kwadratu Eisenhowera”.

Jeśli odczuwasz „brak czasu” pamiętaj...

Czas = życie. Cały czas i bez żadnych wyjątków. Warto wypełniać go czynnościami dającymi poczucie sensu. „Zarządzanie czasem” nie istnieje. Istnieje zarządzanie czynnościami i decydowanie o priorytetach.

 Przemyśl jakie w istocie są twoje priorytety. Jeśli chodzi o zajęcia zawodowe kluczowe jest zrozumienie swojej funkcji w firmie. Od czego w istocie jestem? Co więc należy do moich zadań, a czego na pewno nie powinienem robić, bo od tego są moi pracownicy. Moim zadaniem nie jest wykonywać za nich pracę, lecz ich usamodzielniać, przyuczając do wykonywania ICH zadań w coraz bardziej skuteczny sposób. Rozwijanie moich ludzi to jedno z istotnych zadań – moja „praca domowa”. To od moich umiejętności przywódczych zależy jak szybko osiągną pełną sprawność. Muszę więc planować także czas na spokojne i planowe rozwijanie swoich ludzi.

 Dzwonię kiedyś do całkiem pokaźnych rozmiarów zakładów przetwórstwa mięsnego. Po chwili oczekiwania słyszę od recepcjonistki: „Pan prezes jest, ale właśnie przestawia palety na magazynie”. Ktoś pomyśli: „super prezes - nie boi się zwykłej roboty”. Ja pomyślałem – „najlepiej wynagradzany pracownik magazynowy na Półkuli Północnej”. Nikt nie mówi, że prezes ma się bać zwykłej roboty, czy pomagania innym. Ale co innego jest „gotowość do zawinięcia czasem rękawów i pomocy innym”, a co innego uznanie, że utrzymywanie porządku w magazynie to jeden z obowiązków prezesa firmy. To dlatego tak często zaczynamy pracę z przedsiębiorcami rozrysowując – nierzadko po raz pierwszy – strukturę funkcjonalną ich firmy, a później przypisując role poszczególnym komórkom i ich menedżerom. Struktura funkcjonalna firmy, choćby niewielkiej to podstawa do określenia priorytetów w działaniu (od czego w istocie jestem ja, od czego mają być inni. Za co płacę moim ludziom?). Brak struktury to brak jasności co do roli ludzi na pokładzie. A brak jasności co do roli to chaos, strata czasu (podwójne wykonania, albo brak wykonania), zadyszka, konflikty, frustracje, niepotrzebna (czasem zabójcza) rotacja, zawały i bypassy u prezesa i nie tylko u niego (z życia wzięte).

 Motto „Odważnie rób swoje” może być tylko wówczas skuteczną wskazówką, gdy… wiesz co do ciebie należy.

 „Prowadzenie firmy” to nie czynność. To misja, albo zadanie. Właściwy podział funkcji i świadomość swojej roli, obszarów zadaniowych i czynności z nimi związanych to podstawa prowadzenia firmy, skutecznej alokacji czasu pracy swojej i załogi.

 Odkryj, że nie każdy twój obowiązek jest jednakowo ważny i pilny.

Zadania ważne i pilne są priorytetowe. Wykonaj je natychmiast.

Mniej pilne, a ważne – zaplanuj. Konsekwentnie używaj kalendarza.

Pilne, ale mało ważne – przemyśl i szybko zadecyduj, czy z nich zrezygnujesz, czy da się je szybko wykonać.

Te nie pilne i mało ważne – daj sobie z nimi spokój. Po prostu ich nie wykonuj.

 Bezwzględnie uznaj, że odpoczynek też jest zadaniem (bywa, że i ważnym i pilnym!).

Koniecznie przeznacz czas na planowanie każdego swego dnia. Sam robię to każdego wieczoru. Czuję się znacznie lepiej wiedząc „do czego wstaję” następnego dnia.

 Bywa, że programy szkoleniowe mamią, obiecując „pozyskanie większej ilości czasu”. Każdy przecież wie, że czas nie jest dobrem elastycznym i nie da się go rozciągnąć. To, o co walczymy, ucząc się dysponowania czasem to przecież nie czas sam w sobie, ale poczucie porządku, sensu, wpływu na kolej rzeczy i idące za nim większe poczucie satysfakcji z życia.